Level Pengguna

1. Operator Sekolah (Pihak Sekolah)

   Operator sekolah memiliki peran strategis dalam pendataan, penunjukan operator sekolah tidak boleh sembarang sebab kerahasiaan dan akuntabilitas data dan informasi harus selalu dijaga. Operator sekolah merupakan istilah yang umum disandang oleh pengelola data di tingkat satuan pendidikan. Operator sekolah bertugas untuk Penjaringan informasi di Data Pokok Pendidikan (Dapodik) berawal di tingkat satuan pendidikan, baik entitas satuan pendidikan, peserta didik, dan juga pendidik dan tenaga kependidikan. Hal ini dapat disimpulkan bahwa operator sekolah merupakan sumber informasi dalam pendataan dan informasi disetiap sekolah.

2. Walikelas (Pihak Sekolah)

   Peran walikelas didalam sistem ini juga sangat penting yaitu mengisi nilai rata-rata siswa, perkembangan siswa, serta status siswa di sekolah (naik kelas, tinggal kelas, pindah sekolah, tamat, putus sekolah) yang menjadi salah satu sumber informasi penting track record siswa di sekolah.

3. Pengunjung (Siswa, Orangtua, Masyarakat)

   Sistem ini juga memberikan informasi (terbatas) terbuka kepada semua pengunjung website untuk melihat atau memverifikasi track record siswa di sekolah.

Komponen Pendukung

• Web Server menyesuaikan versi Sistem Operasi yang digunakan.
• Plugin Ioncube Loader Versi 10+

Syarat dan Ketentuan

• Syarat Pengguna:
  1. Wajib menyatakan diri sebagai seseorang yang cakap di mata hukum sehingga dapat mempertanggungjawabkan segala tindakan yang merupakan kelalaian dan/atau pelanggaran atas syarat dan ketentuan penggunaan aplikasi.
  2. Wajib memberikan data dan informasi dengan benar, tidak menyesatkan, dan/atau pemalsuan.
  3. Hosting/Web Server dan Domain tidak termasuk kedalam layanan Aplikasi Buku Induk Siswa.
  4. Biaya layanan, perbaikan maupun pengembangan aplikasi tidak tertuang pada dokumentasi ini.
• Ketentuan Pengguna (Pihak Sekolah):
  1. Pengguna bertanggung jawab penuh terhadap validitas data yang dimasukkan ke dalam aplikasi buku induk siswa.
  2. Pihak developer tidak bertanggung jawab terhadap kehilangan atau kerusakan data yang disebabkan oleh kelalaian pengguna.
  3. Pihak developer akan melakukan backup data sesuai permintaan pengguna, minimal dalam rentang waktu 3 bulan sekali.
  4. Pengguna yang tidak melakukan perpanjangan biaya layanan akan tetap dapat mengakses data-data yang pernah disimpan pada aplikasi hanya terbatas pada fasilitas pencetakan.

Syarat Minimum

• Sistem Operasi Linux, Ios, Windows
• Minimal Versi Php 7.4+
• 10.4.20-MariaDB - MariaDB Server

Registrasi

1. Mengajukan pembuatan akun Buku Induk melalui Whatsapp di Nomor 08........ dengan mengirimkankan dokumen SK pengangkatan Operator Buku Induk dari masing-masing Sekolah (Kop, Isi yang menyatakan bahwa nama tersebut adalah operator aplikasi buku induk, Ttd Kepala Sekolah dan Cap) dalam bentuk Scan Pdf.
2. Manajemen akan menghubungi melalui Whatsapp untuk tahapan selanjutnya.

Pembaharuan

Aplikasi Buku Induk memiliki fitur pembaharuan yang dapat dinikmati oleh semua pengguna yang masih dalam perpanjangan layanan dan memiliki akun hosting dibawah reseller developer.
Pembaharuan tidak akan menghilangkan data sebelumnya.

Perpanjangan Layanan

• Nama Bank:
  Bank Rakyat Indonesia Cab. Bengkalis
• Nama Akun:
  
• No. Rekening:
  

Error Pencarian

Sistem akan menampilkan informasi error pencarian, seperti error pencarian NISN dibawah ini.

Error Entri

Setiap field / kolom isian memiliki ketentuan tertentu, misal isian NISN adalah angka dengan jumlah sepuluh karakter, maka jika kurang dari ketentuan maka sistem akan menampilkan pesan error seperti gambar dibawah ini.

Error Simpan/Ubah

Error simpan/ubah disebabkan karena sistem tidak dapat menerima data ganda ataupun kesalahan dalam melakukan entri pada kolom. Contoh kesalahan data ganda Tahun Pelajaran, sistem akan menampilkan pesan error seperti gambar dibawah ini.

Error Laporan

Error Laporan dapat disebabkan oleh koneksi internet (versi online) tidak stabil atau session login sudah habis. Hal ini mengakibatkan laporan tidak dapat didownload/ditampilkan.

Portal

Portal adalah halaman yang menampilkan shortcut untuk menuju halaman Operator Sekolah (Sekolah), Walikelas dan Pengunjung.

Pengunjung

Halaman pengunjung berfungsi untuk memverifikasi data siswa yang terdaftar di Aplikasi Buku Induk pada sekolah masing-masing. Halaman ini dapat diakses oleh siapa saja. Ada tiga cara untuk memverifikasi data siswa yaitu menggunakan NISN, Tanggal Lahir dan Nama Ibu, serta Nomor Kartu Keluarga.

Sistem akan menampilkan popup data siswa seperti gambar dibawah ini.

• Nomor Referensi adalah Nomor acak yang dibuat oleh sistem sebagai validasi keabsahan data.
• NIPD, NISN, Nama, Jenis Kelamin, Tempat Lahir, Nama Ayah diambil dari data siswa.
• No. Ijazah dan Tgl. Ijazah akan terisi jika siswa telah lulus dari sekolah tersebut.

Login

Setelah mengisikan username dan password silahkan klik Login, sistem akan memberikan pesan jika username/password salah atau tidak terdaftar.

Jika login berhasil, sistem akan memberikan pesan "Generate Login Berhasil" dan browser langsung mengarah ke halaman dashboard.

Dashboard

Dashboard menampilkan informasi antara lain:

1. Jumlah Tendik Aktif
2. Jumlah Siswa Aktif
3. Jumlah Siswa Per Kelas Per Tahun Pelajaran
4. Grafik Siswa Baru Per Tahun Pelajaran
5. Grafik Siswa Lulus Per Tahun Pelajaran

Profil

Jika terjadi kesalahan dalam pengisian nama Website tersebut dan Aplikasi mengalami error, silahkan hubungi kontak support yang ada pada dokumentasi ini menu Kontak Support.

Kelas

Pada halaman ini menampilkan form dan data kelas yang telah dibuat. Perhatikan kolom data yang diberi warna merah (Kompetensi Keahlian), abaikan kolom tersebut jika jenjang sekolah anda adalah SD atau SMP. Isian dari form kelas ini adalah:

1. Tingkat Kelas
Jika jenjang sekolah SD maka sistem akan generate tingkat dari 1 s.d 6, jika jenjang sekolah SMP maka sistem akan generate tingkat 7 s.d 9, dan jika jenjang sekolah SMA/SMK maka sistem akan generate tingkat dari 10 s.d 13.
2. Nama Kelas
Diisi dengan nama rombel. Jika misalkan tingkat 1 lebih dari rombel, biasanya nama kelas akan dibuat 1A, 1B, dan seterusnya.

Perhatikan isian Kompetensi Keahlian yang diberi tanda merah, isian tersebut hanya muncul pada Jenjang Sekolah SMA/SMK.

Perubahan data kelas yang sudah ada akan berpengaruh pada isian form lainnya (walikelas dan track record pada walikelas). Untuk itu HATI-HATI dalam mengubah data kelas.

Tahun Pelajaran

Pada halaman ini menampilkan form dan data tahun pelajaran yang telah dibuat.

Semua sekolah dapat menggunakan data tahun pelajaran yang telah dibuat oleh sekolah lain. Oleh sebab itu sistem mencatat nama sekolah yang telah membuat/mengubah tahun pelajaran tersebut.

Perubahan data tahun pelajaran yang sudah ada akan berpengaruh pada isian form lainnya. Untuk itu HATI-HATI dalam mengubah data tahun pelajaran.

Spektrum Bidang Keahlian

Menu ini hanya muncul pada jenjang sekolah SMA/SMK. Halaman ini menampilkan daftar Spektrum Bidang Keahlian yang ada pada Kementerian Pendidikan. Jika memang ada spektrum yang belum tercantum pada daftar ini, silahkan menghubungi kontak support kami.

Spektrum Program Keahlian

Menu ini hanya muncul pada jenjang sekolah SMA/SMK. Halaman ini menampilkan daftar Spektrum Program Keahlian yang ada pada Kementerian Pendidikan. Jika memang ada spektrum yang belum tercantum pada daftar ini, silahkan menghubungi kontak support kami.

Spektrum Kompetensi Keahlian

Menu ini hanya muncul pada jenjang sekolah SMA/SMK. Halaman ini menampilkan daftar Spektrum Kompetensi Keahlian yang ada pada Kementerian Pendidikan. Jika memang ada spektrum yang belum tercantum pada daftar ini, silahkan menghubungi kontak support kami.

Tendik

Pada halaman ini menampilkan form dan data tendik yang telah dibuat oleh masing-masing sekolah. Untuk entri data baru, masukkan NIP/NUPTK terlebih dahulu, kemudian klik Cek.

Jika saat cek NIP/NUPTK muncul pesan seperti gambar dibawah ini maka anda harus mengubah status tendik tersebut menjadi aktif dan otomatis tendik tersebut berpindah ke sekolah anda.

Jika saat cek NIP/NUPTK muncul pesan seperti gambar dibawah ini berarti tendik tersebut masih aktif di sekolah lain, namun sekolah anda dapat menggunakan data tendik tersebut di menu walikelas (untuk dijadikan walikelas).

Untuk mengubah data, klik data tendik yang ada pada baris data yang muncul di daftar tendik.

Walikelas

Data walikelas dibuat setiap tahun pelajaran dan masing-masing kelas sesuai dengan pembagian tugas yang telah dibuat oleh sekolah.

Orangtua Siswa

Data orangtua yang No. KK nya sudah terekam pada sistem dapat digunakan oleh semua pengguna aplikasi.

Pada halaman Orangtua Siswa ini terdapat tiga sheet/tab yang wajib diisi, yaitu data ayah, ibu dan wali.

1. Data Ayah

   Untuk mengisi data ayah, silahkan cek terlebih dahulu Nomor KK dan perhatikan kolom isian No. KK Terdaftar Di jika yang ditampilkan bukan nama sekolah anda dan anda mengubah salah satu data tersebut maka data Orangtua tersebut berpindah ke Sekolah anda. Jika Nomor KK tidak ditemukan maka sistem akan memberi pesan "No. Kartu Keluara Belum Terdaftar. Buat Baru ?".

2. Data Ibu

   Pada data ibu, alamat tempat tinggal mengikut data ayah.

3. Data Wali

   Jika wali adalah ayah maka anda dapat mengklik "Data Wali Sama Dengan Data Ayah", maka data ayah akan otomatis ter copy ke data wali.

Untuk melakukan perubahan data Orangtua yang sudah ada di sekolah anda dapat memilih dan mengklik baris data yang akan diubah.

Siswa

Pada halaman Siswa ini terdiri dari pengisan data siswa dan orangtua. Untuk data orangtua hanya mengisikan Nomor KK kemudian klik Cek maka data orangtua akan otomatis muncul. Atau anda juga dapat menggunakan shortcut dengan cara aktifkan kursor pada kolom isian No. KK Orangtua kemudian tekan enter, maka data Orangtua yang terdaftar di sekolah anda akan ditampilkan. Cari data Orangtua yang akan digunakan kemudian klik baris data Orangtua yang dipilih.

Untuk mengisi data siswa, masukkan NISN kemudian klik Cek. Jika muncul pesan seperti gambar dibawah ini

Sekolah anda tidak dapat menggunakan data siswa tersebut dikarenakan siswa masih aktif disekolah lain. Perhatikan juga info yang mucul diatas form isian, jika muncul info seperti gambar dibawah ini

Info tersebut menyatakan bahwa data siswa berada disekolah lain namun sudah berstatus tidak aktif dan anda dapat menggunakan data siswa tersebut (memindahkan data siswa ke sekolah anda) dengan cara mengubah Status Siswa menjadi Aktif.

Untuk melakukan perubahan data siswa yang sudah ada di sekolah anda dapat memilih dan mengklik baris data yang akan diubah.

*Data siswa hanya dapat dihapus jika NISN siswa tersebut belum terekam kedalam Track Record (Data Awal, Intelegensi, Dalam Semester, Status Akhir). Namun Jika sekolah ingin menghapus data siswa yang telah terekam kedalam Track Record, sekolah dapat menghubungi kontak suppot dengan menyebutkan NISN dan alasan penghapusan data.

Data Awal

Halaman ini digunakan untuk mengisi data awal siswa (siswa baru maupun siswa pindahan) yang masuk ke sekolah anda.

Untuk track record Data Awal Siswa ini hanya bisa dilakukan satu siswa satu kali di satu sekolah.

Didalam halaman ini juga anda wajib mengisi NIPD dan Status Tempat Tinggal Siswa.

Untuk melakukan pencarian NISN, anda dapat mengaktifkan kursor pada kolom isian NISN kemudian tekan enter, maka akan muncul data siswa yang aktif di sekolah anda. Kemudian klik data siswa yang akan dikunakan.

Untuk melakukan perubahan data, anda dapat memilih dan mengklik baris data yang akan diubah.

Dihalaman ini juga terdapat tabel informasi data siswa yang belum di entri kedalam Data Awal.

Intelegensi

Halaman ini digunakan untuk mengisi data intelegensi siswa yang masuk ke sekolah anda. Sekolah TIDAK HARUS mengisi data intelegensi siswa jika memang tidak ada catatan intelegensi pada siswa tersebut.

Untuk track record Data Intelegensi Siswa ini hanya bisa dilakukan satu siswa satu kali di satu sekolah.

Untuk melakukan pencarian NISN, anda dapat mengaktifkan kursor pada kolom isian NISN kemudian tekan enter, maka akan muncul data siswa yang aktif di sekolah anda. Kemudian klik data siswa yang akan dikunakan.

Untuk melakukan perubahan data, anda dapat memilih dan mengklik baris data yang akan diubah.

Dalam Semester

Untuk hak akses Operator Sekolah (Admin Sekolah) halaman ini hanya dapat menampilkan data semester siswa yang telah diisi oleh masing-masing Walikelas.

Untuk melihat track record Data Dalam Semester Siswa, cari data yang akan dilihat, klik tombol Detail.

Status Akhir

Halaman ini digunakan untuk mengisi data status akhir/lulus siswa.

Untuk track record Data Status Akhir Siswa ini hanya bisa dilakukan satu siswa satu kali di satu sekolah.

Untuk melakukan pencarian NISN, anda dapat mengaktifkan kursor pada kolom isian NISN kemudian tekan enter, maka akan muncul data siswa yang aktif di sekolah anda. Kemudian klik data siswa yang akan dikunakan.

Untuk melakukan perubahan data, anda dapat memilih dan mengklik baris data yang akan diubah.

Laporan Orangtua

Halaman ini digunakan untuk mengekspor data Orangtua. Terdapat 3 (tiga) jenis ekspor laporan data orangtua yaitu Data Orangtua, Data Orangtua Dari Sekolah Lain dan Data Orangtua Yang Memilik Anak Lebih Dari Satu Disekolah Anda.

1. Sekolah dapat mengekspor semua data Orangtua yang terdaftar di sekolah, ataupun mencetak berdasarkan tahun pelajaran dari anaknya (siswa).
2. Sekolah dapat menentukan jumlah data yang akan diekspor.
3. Sekolah dapat menentukan kolom data yang akan diekspor.
4. Klik tombol Excel untuk mengekspor data menjadi file Excel.

Laporan Siswa

Halaman ini digunakan untuk mengekspor data Siswa. Tahapan dan fasilitas yang disediakan untuk mengekspor data siswa sama dengan mengekspor data Orangtua.

1. Data Awal Siswa adalah data pokok siswa, Orangtua dan Data awal Siswa.
2. Data Seluruh Siswa adalah data pokok siswa, Orangtua dan Data awal Siswa yang telah terekam kedalam kelas dalam tiap tahun pelajaran.
3. Data Awal Siswa adalah data pokok siswa, Orangtua dan Data awal Siswa yang menduduki kelas terendah minimal satu semester.

Laporan Buku Induk

Halaman ini digunakan untuk mencetak Buku Induk Siswa. Cari data siswa yang akan dicetak Buku Induk nya, kemudian klik Cetak.

1. Tombol Refresh digunakan untuk memperbaharui daftar data siswa pada tabel Buku Induk.
2. Nomor Referensi adalah nomor random yang dibuat oleh sistem sebagai salah satu validasi bahwa buku induk BENAR di cetak dari Aplikasi Buku Induk.

Laporan Rekap Data Ijazah

Halaman ini digunakan untuk mengekspor data Rekap Ijazah Siswa. Tahapan dan fasilitas yang disediakan untuk mengekspor data rekap ijazah sama dengan mengekspor data Orangtua.

Login

Setelah mengisikan username dan password silahkan klik Login, sistem akan memberikan pesan jika username/password salah atau tidak terdaftar.

Jika login berhasil, sistem akan memberikan pesan "Generate Login Berhasil" dan browser langsung mengarah ke halaman dashboard walikelas.

Dashboard

Halaman Dashboard Walikelas menampilkan pesa selamat datang di Aplikasi Buku Induk.

Track Record

Halaman ini digunakan untuk mengisi data track record siswa (data semester) yang terdiri dari data nilai, kehadiran, penyakit dan kelainan, serta perkembangan fisik.

Untuk track record Siswa ini hanya bisa dilakukan satu siswa satu kali pada satu semester dan satu tahun pelajaran.

PERHATIKAN kolom isian yang diberi garis merah.

• Jika pada Semester Ganjil status siswa tidak berubah (pindah/putus sekolah) maka isian Status dan Tingkat dibiarkan kosong (Pilih).
• Jika ternyata ada siswa pindah/putus sekolah di pertengahan semester Genap, maka walikelas cukup mengubah data Status siswa pada semester ganjil sebelumnya dan menentukan siswa tersebut pindah/putus sekolah di Tingkat berapa.
• Pada semester Genap kolom isian Status dan Tingkat wajib diisi dengan menentukan Status siswa Naik Kelas, Tinggal Kelas, atau Tamat. Kemudian tentukan Tingkat dari Status siswa tersebut.